Politique de confidentialité
UBIC accorde une importance particulière à la protection des données à caractère personnel des utilisateurs de son site internet www.ubic.fr.
La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les utilisateurs sur les données à caractère personnel susceptibles d’être collectées via le site, les finalités de leur traitement, les destinataires des données, leur durée de conservation ainsi que les droits dont disposent les personnes concernées.
1. Responsable du traitement
Le responsable des traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre du site www.ubic.fr est :
UBIC
Société par actions simplifiée (SAS) au capital de 50 000 €
Siège social : 504 rue de la Mourre, 34130 Mauguio, France
SIREN : 510 742 463
SIRET : 510 742 463 00050
N° de TVA intracommunautaire : FR75 510 742 463
Téléphone : 04 99 52 68 90
E-mail : postmaster@ubic.fr
2. Données susceptibles d'être collectées
Dans le cadre de l’utilisation du site, UBIC peut être amenée à collecter différentes catégories de données personnelles.
Formulaire de contact
Lorsque l’utilisateur utilise le formulaire de contact, les informations suivantes peuvent être demandées :
Nom ; Prénom ; Adresse e-mail ; Numéro de téléphone ; Société ; Fonction ; Message ou contenu de la demande.
Demande d’accès à un livre blanc
Dans le cadre de l’accès à un livre blanc, UBIC peut également collecter les informations renseignées dans le formulaire correspondant, notamment :
Nom ; Prénom ; Adresse e-mail ; Numéro de téléphone ; Société ; Fonction ;
- Toute information éventuellement renseignée dans le formulaire.
Les données effectivement demandées peuvent varier selon le formulaire utilisé sur le site.
3. Finalités des traitements
Les données collectées via les formulaires du site peuvent être utilisées afin de :
répondre aux demandes adressées à UBIC ; prendre contact avec les personnes ayant sollicité UBIC ; traiter les demandes d’information ; permettre l’accès aux contenus proposés, notamment aux livres blancs ; assurer le suivi des demandes reçues ; gérer la relation avec les prospects professionnels ; assurer le suivi et la qualification commerciale des contacts lorsque cela est applicable ; envoyer des communications commerciales lorsque la personne concernée y a consenti.
Les données peuvent également être utilisées à des fins de mesure d’audience et d’analyse de l’utilisation du site, conformément aux choix exprimés par l’utilisateur dans le dispositif de gestion des cookies.
4. Base légale des traitements
Selon le traitement concerné, UBIC traite les données personnelles sur la base de différents fondements juridiques prévus par la réglementation applicable en matière de protection des données.
Réponse aux demandes de l’utilisateur
Lorsque l’utilisateur transmet ses coordonnées afin de contacter UBIC ou d’obtenir une information, le traitement est réalisé afin de répondre à sa demande.
Consentement
Lorsque le traitement repose sur le consentement de l’utilisateur, notamment pour certaines communications commerciales ou certains cookies et traceurs, celui-ci est recueilli avant la mise en œuvre du traitement concerné.
L’utilisateur peut retirer son consentement à tout moment, sans que ce retrait compromette la licéité des traitements effectués avant celui-ci.
Intérêt légitime
Certains traitements nécessaires à la gestion de la relation avec les prospects et à l’activité professionnelle d’UBIC peuvent être fondés sur l’intérêt légitime de l’entreprise, sous réserve du respect des droits et intérêts des personnes concernées.
5. Destinataires des données
Les données transmises à UBIC via les formulaires peuvent être accessibles par les personnes habilitées au sein d’UBIC, notamment afin de répondre aux demandes reçues et d’assurer leur suivi.
Les données sont également transmises automatiquement à HubSpot, utilisé par UBIC dans le cadre de la gestion et du suivi de ses contacts et prospects.
Les données peuvent ainsi être traitées par les prestataires techniques intervenant pour le compte d’UBIC lorsque leur intervention est nécessaire au fonctionnement du site ou des services associés.
UBIC veille à ce que les prestataires auxquels elle fait appel présentent des garanties appropriées en matière de protection des données personnelles.
6. Gestion des contacts et HubSpot
UBIC utilise HubSpot pour assurer notamment la gestion et le suivi de ses contacts professionnels.
Lorsqu’un utilisateur renseigne un formulaire sur le site, les données renseignées sont transmises automatiquement à HubSpot.
HubSpot peut notamment permettre à UBIC de :
centraliser les informations relatives aux contacts ; assurer le suivi des demandes ; gérer la relation avec les prospects ; suivre les échanges avec les contacts ; envoyer, lorsque les conditions sont réunies, des communications commerciales.
Les traitements réalisés par HubSpot sont également soumis aux conditions et à la politique de confidentialité de ce prestataire.
7. Communications commerciales
UBIC peut adresser des communications commerciales aux personnes ayant communiqué leurs coordonnées lorsque les conditions légales permettant cet envoi sont réunies.
Lorsque le consentement est requis, celui-ci est recueilli préalablement.
Les communications commerciales sont notamment susceptibles d’être gérées et envoyées via HubSpot.
Chaque communication commerciale permet à son destinataire de se désinscrire ou de retirer son consentement à la réception de futures communications.
8. Durée de conservation
Les demandes et données collectées dans le cadre des formulaires du site sont conservées pendant une durée de 12 mois, sauf obligation légale ou nécessité particulière justifiant une durée différente.
Lorsque certaines données sont conservées dans le cadre de la relation commerciale ou de la gestion des prospects dans HubSpot, leur conservation peut être soumise aux règles applicables à ces traitements et à la relation concernée.
Les données utilisées à des fins de communication commerciale sont conservées conformément aux règles applicables et jusqu’au retrait du consentement lorsque celui-ci constitue la base légale du traitement.
9. Mesure d'audience et services Google
Le site utilise des outils de l’écosystème Google, notamment :
Google Analytics pour mesurer et analyser l’audience du site ;
Google Tag Manager pour gérer certains éléments techniques et balises ;
Google Search Console pour suivre les performances du site dans les résultats de recherche.
Certaines fonctionnalités peuvent entraîner le traitement de données relatives à la navigation de l’utilisateur.
Lorsque le consentement est requis, ces traitements sont soumis aux choix effectués par l’utilisateur via le dispositif de gestion du consentement Axeptio.
Le site utilise également le mode Consentement de Google lorsque celui-ci est applicable.
10. Gestion du consentement
Le site utilise Axeptio afin de permettre aux utilisateurs de gérer leurs choix concernant les cookies et autres traceurs.
L’utilisateur peut accepter ou refuser les différentes catégories de traceurs proposées et peut modifier ses choix à tout moment.
Les informations détaillées relatives aux cookies et autres traceurs sont présentées dans la Politique de cookies du site.
11. Services et contenus de tiers
Le site peut intégrer ou proposer des services fournis par des tiers, notamment :
YouTube ; Google Maps ; LinkedIn.
L’utilisation de ces services peut entraîner un traitement de données personnelles ou le dépôt de cookies et autres traceurs par les opérateurs concernés.
Lorsque cela est nécessaire, leur activation est conditionnée au consentement préalable de l’utilisateur.
Ces services disposent de leurs propres politiques de confidentialité et conditions d’utilisation.
12. Sécurité des données
UBIC met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles qui lui sont confiées contre les accès non autorisés, la perte, la destruction, l’altération ou toute autre forme de traitement non autorisé.
L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ou missions.
Toutefois, aucun système de transmission ou de stockage électronique ne pouvant être garanti comme totalement sécurisé, UBIC ne peut garantir une sécurité absolue des données.
13. Droits des personnes
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, les personnes concernées disposent, selon les conditions applicables à chaque situation, des droits suivants :
droit d’accès à leurs données personnelles ; droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ; droit à l’effacement de leurs données ; droit à la limitation du traitement ; droit d’opposition à certains traitements ; droit à la portabilité des données lorsque ce droit est applicable ; droit de retirer leur consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Les personnes peuvent également définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
14. Exercice des droits
Pour exercer leurs droits ou pour toute question relative au traitement de leurs données personnelles, les utilisateurs peuvent contacter UBIC :
UBIC
504 rue de la Mourre
34130 Mauguio, France
E-mail : postmaster@ubic.fr
Téléphone : 04 99 52 68 90
Afin de protéger les données personnelles et d’éviter toute divulgation à une personne non autorisée, UBIC peut demander un justificatif d’identité lorsque cela est nécessaire et proportionné.
UBIC s’engage à répondre aux demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.
15. Réclamation auprès de la CNIL
Si une personne estime que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, elle peut contacter UBIC en premier lieu afin de rechercher une solution.
Elle dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
16. Transferts de données
Certains prestataires utilisés par UBIC peuvent être susceptibles de traiter des données personnelles en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsque de tels transferts sont réalisés, UBIC veille à ce qu’ils soient encadrés conformément aux exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD), notamment au moyen des mécanismes de protection prévus par la réglementation applicable.
17. Mise à jour de la politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité peut être modifiée ou mise à jour afin de tenir compte de l’évolution du site, des traitements réalisés par UBIC ou de la réglementation applicable.
Dernière mise à jour : septembre 2026.
