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Il existe divers profils de personnes lors des visioconférence. D’un côté, les McGyver qui estiment qu’un simple écran, un câble HDMI et un trombone peuvent animer une réunion, allant même jusqu’à souffler dans les haut-parleurs pour améliorer le son. Puis, il y a ceux qui transforment leur salon en plateau de cinéma, nécessitant une équipe d’ingénieurs pour démarrer un simple entretien. Enfin, il y a les rois de la visioconférence capables d’appuyer sur un bouton et de faire fonctionner tout parfaitement dès le départ.
Si tu souhaites également être l’un des rois de la visioconférence, voici les 8 commandements à suivre. Ces conseils t’aideront à optimiser ta visioconférence en ligne et à tirer le meilleur parti de chaque interaction virtuelle.
C’est peut-être une évidence, mais c’est pourtant l’étape la plus importante pour mettre en place des visioconférences performantes. Tu dois prendre le temps de te poser les bonnes questions.
Toutes ces interrogations, parmi d’autres, requièrent une réflexion approfondie. Mets-toi en situation, discutes-en avec tes collaborateurs et n’hésite pas à consulter des partenaires qui ont peut-être déjà implémenté des solutions similaires. Opte également pour des solutions simples. Ce sont tes équipes, et toi-même, qui utiliseront ces outils au quotidien. Si chaque réunion nécessite une demi-heure pour démarrer cela pourrait rapidement se transformer en un scénario catastrophe.
Ne te précipite pas vers les derniers gadgets à la mode. Ces appareils que d’autres exhibent fièrement sur les réseaux sociaux, mais qui finissent souvent relégués au placard après une brève utilisation. Opte plutôt pour des solutions pratiques et durables en accord avec les besoins réels de ton équipe.
« Tout à fait, je rebondis sur… » « Oui, il faut… » « Non, je ne pense pas que… » « Je voudrais dire quelque… » « S’il vous plait, j’aimerais interv… » « ALLÔ EST-CE QUE QUELQU’UN M’ENTEND ?! »
Il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas être entendu ou compris lors d’une visioconférence risquant ainsi de passer pour le maillon faible. Pour éviter que tes interlocuteurs ne pensent que tu leur parles à travers un talkie-walkie, il est essentiel de soigner la captation de ta voix. Alors, ne va pas faire d’exercices de respiration et chanter des onomatopées pour t’échauffer la voix bien que cela puisse aussi servir à certains.
On va plutôt se concentrer sur le matériel et te conseiller un microphone adapté pour diffuser une voix parfaitement audible. Tu n’auras donc plus besoin de couper les micros des autres pour te faire entendre, tous les participants écouteront passionnément ta belle intonation d’animateur radio éliminant ainsi tout risque de malentendu et assurant une communication fluide et efficace.
Il est indéniablement agaçant d’assister à une visioconférence où la voix du présentateur sonne comme celle d’un pilote de ligne incompréhensible. Peu importe à quel point tu te concentres, même après avoir demandé de répéter plusieurs fois, le son demeure si médiocre qu’il en devient incompréhensible. On se rapproche alors désespérément des haut-parleurs encore et encore jusqu’à ce qu’un effet Larsen strident perce les tympans de l’ensemble des participants !
Pour éviter ce dialogue de sourds et le crash inévitable de la réunion, il est impératif de garantir une qualité audio optimale. La gestion de l’audio est un véritable domaine d’expertise, bien au-delà du simple fait de placer une enceinte de rock et des boîtes d’œufs sur les murs. C’est pourquoi il est recommandé de faire appel à un professionnel qui étudiera l’acoustique et l’isolation phonique de la pièce. Ce spécialiste pourra ensuite te proposer du matériel adapté pour des visioconférences des plus agréables, épargnant les tympans de tous les participants.
« – Et ces carrés rouges, c’est le nouveau logo ? » « – Ces pixels ? Ah non ça, c’est Michel. »
Les visages qui se figent sur une expression qui met rarement en valeur la personne concernée, les documents illisibles, les pixels qui revendiquent leur indépendance… La vidéo est la base de la visioconférence et paradoxalement, on y verrait parfois mieux en fermant les yeux ! Les images de mauvaise qualité sont un véritable poison pour les visioconférences et peuvent ruiner tout le travail de présentation effectué.
Afin d’éviter ce piège visuel, il est crucial de sélectionner des webcams adaptées, capables d’enregistrer des vidéos de haute qualité sans surcharger les processeurs ni monopoliser la connexion Internet de toute l’entreprise. Inutile donc de céder à la tentation des visioconférences en 4K à moins bien sûr que tu ne souhaites que tes participants se divertissent en grignotant du popcorn pendant tes interventions. Priorise la qualité sans superflu pour assurer des visioconférences fluides et professionnelles, épargnant ainsi à tous les participants les désagréments des images pixelisées et des vidéos de piètre qualité.
Lors de la validation en visioconférence de la version finale de ton affiche 4 x 3 m avec l’agence, tu te trouves face à un défi : elle doit partir à l’impression dans une heure et tu n’as qu’un PC de 10 pouces pour la visualiser !
Afin d’éviter toute tendinite de l’index due à la manipulation intensive de la molette de ta souris, l’acquisition d’un écran adapté s’impose. Bien sûr, installer une télévision de 4 x 3 m serait un peu excessif voire douloureux pour tes cervicales. Cependant, choisir un écran de taille optimale te permettra de visualiser aisément tes interlocuteurs et les documents. La luminosité joue également un rôle crucial dans le confort visuel et par conséquent dans l’efficacité des réunions.
L’éclairage de la pièce doit être harmonisé avec celui de l’écran, améliorant ainsi la lisibilité et réduisant la fatigue visuelle. Une lumière agréable, ajustable en fonction de l’utilisation et de la luminosité ambiante favorisera des conditions de travail optimales. Cela sera également bénéfique pour réveiller au besoin les collaborateurs adeptes de la sieste en réunion.
« Tu peux opter pour d’une taille optimale (de TV) qui te permette de visualiser facilement tes interlocuteurs et des documents »
Notre équipe est à votre écoute pour l’étude de votre projet, installation et déploiement sur toute la France !
« La mise en commun des documents et le partage des écrans sont au cœur de la visioconférence. »
Existe-t-il quelque chose de plus beau que deux collaborateurs qui travaillent ensemble sur un même fichier ?
La collaboration, la mise en commun des documents et le partage d’écrans représentent le cœur de la visioconférence moderne. D’un simple clic, que ce soit sur ton ordinateur ou ton téléphone, tu as la capacité d’ouvrir un fichier et d’offrir à tous les participants la possibilité d’y contribuer. Avec l’équipement approprié tu peux même te libérer des contraintes des câbles, simplifiant ainsi encore davantage le processus des réunions.
Finis les allers-retours interminables de fichiers par courriel ou de documents partagés à moitié à travers différentes plates-formes. Grâce à cette approche collaborative tu as la chance de fluidifier les échanges, d’accélérer les prises de décision et surtout de te libérer de la constante angoisse liée aux deadlines. Cette facilité de partage et d’interaction en temps réel offre une nouvelle dimension à la productivité et à la créativité transformant les réunions virtuelles en véritables ateliers collaboratifs où l’efficacité rime avec simplicité.
Tu as une réunion importante que tu prépares depuis des semaines. Tout ton diaporama a été revu, tu as répété tes arguments et prévu des réponses pour toutes les questions. Toutes les conditions sont réunies pour que tu réussisses ton rendez-vous et là… la salle est déjà prise ! Tu as 5 minutes pour improviser une visioconférence dans le seul espace encore disponible… le hall d’accueil !
Il n’y a rien de plus frustrant que d’avoir une salle dédiée aux visioconférence et de ne pas pouvoir en disposer. Pour éviter ce scénario stressant, il est essentiel de mettre en place une procédure efficace et des outils pour la réservation de ces espaces. L’utilisation d’un planning papier pourrait entraîner des réservations abusives transformant la salle de réunion en terrain de jeu pour certains la bloquant comme s’il s’agissait de leurs vacances.
Opter pour un logiciel de gestion dédié te permettra d’indiquer rapidement toutes les disponibilités de la salle, de la réserver en quelques clics et même d’inviter les participants de manière automatisée. Ainsi, tu éviteras non seulement les conflits d’occupation mais tu gagneras également en efficacité.
« Il faut toujours assurer un minimum d’entretien (à sa salle). Sinon c’est prendre le risque d’une panne. »
Rien de mieux qu’une salle flambant neuf ! Tout fonctionne à merveille, on y sent encore le doux parfum de la nouveauté et ça en jette auprès des collaborateurs, des clients et des partenaires.
Seulement voilà, après quelques mois, elle perd de sa superbe et même avec du matériel de qualité, il faut toujours assurer un minimum d’entretien. Sinon c’est prendre le risque d’une panne en plein milieu de LA réunion de l’année avec LE prospect !
Tu t’assureras donc de choisir LE partenaire idéal pour équiper ta salle de visioconférence. Celui qui te propose le meilleur service client, celui qui ne te fait pas attendre des heures au téléphone pour parler à un robot.
« La visioconférence, c’est un véritable métier et c’est justement celui d’Ubic »
Depuis 13 ans, nous équipons des centaines de clients et leur permettons d’aménager des espaces de travail adaptés à leurs besoins.
Faire appel à Ubic, c’est choisir la simplicité. Nous te proposons de réaliser un audit de tes installations et nous te conseillerons les meilleures solutions pour combler tes attentes. Nos équipes s’occupent ensuite de toute l’installation et du paramétrage de ta salle de visioconférence. Des spécialistes qui restent à ta disposition et répondent à toutes tes sollicitations.
C’est pour toi, la garantie d’avoir un équipement fiable et un espace de travail toujours opérationnel.
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