La visioconférence au service des Collectivités

Inutile de le rappeler, les Collectivités territoriales subissent comme tous de plein fouet le changement des habitudes de communication depuis plus d’un an. 

Dans ce contexte, bon nombre de Collectivités se sont dotées d’une solution de visioconférence dans l’urgence avec comme seul critère de choix la rapidité de mise en œuvre. Un an plus tard, l’heure est à l’étude d’une solution pérenne et répondant aux exigences du secteur public. 

Les besoins sont nombreux, de la simple communication point à point au conseil municipal diffusé publiquement. Toutes les missions de l’administration en ont l’usage, des marchés publics pour une soutenance aux ressources humaines pour les entretiens sans oublier les réunions publiques par exemple, qui peuvent être retransmises sur le site de la commune ou sur des plateformes comme Youtube, Facebook ou Vimeo. 

Avant tout, il est essentiel que la solution retenue dispose d’un niveau de sécurité maximal comme le rappelle la Direction Interministérielle du Numérique dans son article (lien DINUM), et qu’elle soit conforme au RGPD. Le stockage en France est aujourd’hui un élément supplémentaire garantissant la sécurité de leurs données. Le niveau de certification maximal du management et de la sécurité des données est nommé “ISO 27001”, elle est un plus déterminant dans le choix final. 

Sur un second volet, le meilleur moyen de voir la solution adoptée auprès de ses collaborateurs est la simplicité d’usage. Tous les collaborateurs doivent pouvoir disposer d’une application bureau et mobile permettant toutes les fonctions audio, vidéo et messagerie dans une expérience utilisateur la plus aisée. Les applicatifs disposant de centaines de fonctionnalités, bien souvent cachées dans les sous menus nuisent à la lisibilité et ne servent qu’à une extrême minorité des utilisateurs. Mieux vaut préférer un applicatif composé des fonctions essentielles plus simple au quotidien. 

Une fonction essentielle de la visioconférence est la planification des conférences. Elle doit pouvoir être réalisée depuis l’outil interne en place, comme Outlook ou Google directement depuis le calendrier. Cette action est simplifiée car elle permet l’utilisation de l’annuaire et des contacts suggérés. 

Le retour des agents et collaborateurs sur la seconde partie de 2021 rappelle l’importance de la visioconférence dans les salles de réunion. La tendance vise à exploiter des salles plus petites, plus flexibles mais dotées d’équipements audiovisuels avancés. Dans cette dynamique, l’expérience de connexion devra être la plus simple, qu’elle soit sur un équipement dédié ou en “BYOD”, comprenez “avec son propre périphérique”. Nous soulignons là aussi l’importance de la captation audio mais également vidéo, bien souvent négligée dans des salles d’une profondeur supérieure à 5m. Ces salles sont un reflet important auprès des partenaires et des utilisateurs des services de la collectivité, c’est pourquoi il est important d’envisager un mobilier et une communication visuelle pertinente. 

L’étape finale et indispensable est la formation. Après le déploiement des solutions, il est crucial de proposer un accompagnement intégrant les aspects de prise en main, les bonnes pratiques, et les contacts du support disponibles pour tous les dysfonctionnements. 

UBIC est expert en aménagement et équipement audiovisuel des salles de réunion et dispose d’un nombre important de références publiques. 

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