La visioconférence au service des Collectivités
Inutile de le rappeler, les Collectivités territoriales subissent comme tous de plein fouet le changement des habitudes de communication depuis plus d’un an. Dans ce contexte, bon nombre de Collectivités se sont dotées d’une solution de visioconférence dans l’urgence avec comme seul critère de choix la rapidité de mise en œuvre. Un an plus tard, l’heure est à l’étude d’une solution pérenne et répondant aux exigences du secteur public. Les besoins sont nombreux, de la simple communication point à point au conseil municipal diffusé publiquement. Toutes les missions de l’administration en ont l’usage, des marchés publics pour une soutenance aux ressources humaines pour les entretiens sans oublier les réunions publiques par exemple, qui peuvent être retransmises sur le site de la commune ou sur des plateformes comme Youtube, Facebook ou Vimeo. Avant tout, il est essentiel que la solution retenue dispose d’un niveau de sécurité maximal comme le rappelle la Direction Interministérielle du Numérique dans son article (lien DINUM), et qu’elle soit conforme au RGPD. Le stockage en France est aujourd’hui un élément supplémentaire garantissant la sécurité de leurs données. Le niveau de certification maximal du management et de la sécurité des données est nommé “ISO 27001”, elle est un plus déterminant dans le choix final. « La sécurité des données est la clé de la confiance numérique. » Une simplicité d’usage Sur un second volet, le meilleur moyen de voir la solution adoptée auprès de ses collaborateurs est la simplicité d’usage. Tous les collaborateurs doivent pouvoir disposer d’une application bureau et mobile permettant toutes les fonctions audio, vidéo et messagerie dans une expérience utilisateur la plus aisée. Les applicatifs disposant de centaines de fonctionnalités, bien souvent cachées dans les sous menus nuisent à la lisibilité et ne servent qu’à une extrême minorité des utilisateurs. Mieux vaut préférer un applicatif composé des fonctions essentielles plus simple au quotidien. Une fonction essentielle de la visioconférence est la planification des conférences. Elle doit pouvoir être réalisée depuis l’outil interne en place, comme Outlook ou Google directement depuis le calendrier. Cette action est simplifiée car elle permet l’utilisation de l’annuaire et des contacts suggérés. Le retour des agents et collaborateurs sur la seconde partie de 2021 rappelle l’importance de la visioconférence dans les salles de réunion. La tendance vise à exploiter des salles plus petites, plus flexibles mais dotées d’équipements audiovisuels avancés. Dans cette dynamique, l’expérience de connexion devra être la plus simple, qu’elle soit sur un équipement dédié ou en “BYOD”, comprenez “avec son propre périphérique”. Nous soulignons là aussi l’importance de la captation audio mais également vidéo, bien souvent négligée dans des salles d’une profondeur supérieure à 5m. Ces salles sont un reflet important auprès des partenaires et des utilisateurs des services de la collectivité, c’est pourquoi il est important d’envisager un mobilier et une communication visuelle pertinente. Une formation adaptée L’étape finale et indispensable est la formation. Après le déploiement des solutions, il est crucial de proposer un accompagnement intégrant les aspects de prise en main, les bonnes pratiques, et les contacts du support disponibles pour tous les dysfonctionnements. UBIC est expert en aménagement et équipement audiovisuel des salles de réunion et dispose d’un nombre important de références publiques. Nous nous tenons à votre entière disposition pour répondre à vos questions, n’hésitez pas à nous solliciter !
La visioconférence au service de la pédagogie
« Comme dans de nombreux secteurs au début de la crise sanitaire, la visioconférence s’est immiscée en quelques semaines au cœur de l’enseignement pour assurer la continuité des cours à distance puis commodaux. Comme toute technologie introduite dans les écoles, elle se doit d’être appréhendée comme un outil au service des apprentissages. Parfois décriée avec un usage jugé trop intense, la visioconférence peut-elle s’affirmer comme un média éducatif performant et un atout pour l’apprentissage qu’il soit présentiel, commodal ou à distance ? » Pour qu’une formation fonctionne il faut : un enseignant, un ou plusieurs apprenants et bien sûr un objectif pédagogique. La visioconférence favorise la rencontre immédiate entre ces différents acteurs, quel que soit leur éloignement : Elle permet d’élargir les activités pédagogiques dont certaines auraient été irréalisables dans un fonctionnement classique. Par exemple, ce don d’ubiquité offert par la visioconférence permet aujourd’hui l’intervention de spécialistes (orthopédagogie, orthophonie, etc.) pour qui la mise en œuvre des séances dans les établissement était très complexe. Il permet également d’enrichir l’enseignement avec la participation d’experts, à aider à l’orientation des apprenants en sollicitant des professionnels en activité et à mettre en œuvre des activités numériques collaboratives favorisant l’autonomie et le travail en équipe des élèves. « La visioconférence dans la pédagogie élargit la palette des méthodes d’enseignement, permettant aux éducateurs d’innover et de créer des expériences d’apprentissage plus interactives et engageantes. » Relever les défis : De nouvelles perspectives Relever le défi de la continuité pédagogique dans le contexte d’urgence sanitaire a été un vrai challenge, mais le manque de temps et le peu de moyens techniques et financiers n’ont pas permis l’établissement de véritables stratégies. Les moyens mis en œuvre ont permis de réaliser un premier pas, mais il est nécessaire aujourd’hui de prendre le temps de la réflexion afin d’assurer un enseignement de qualité et d’apporter la sérénité aux enseignants et apprenants. La manière dont la visioconférence est utilisée influence la pédagogie, en l’occurrence la partie non verbale peut être négligée et inopérante, ce qui amène les enseignants à rompre avec leurs pratiques habituelles. Ainsi, il est nécessaire d’adapter la configuration technique du système de visioconférence aux objectifs pédagogiques. C’est seulement par son intégration dans une stratégie globale d’enseignement que des effets bénéfiques peuvent être constatés. Anecdotiques sont les cours où le professeur assis devant son ordinateur sont efficaces. La règle pour réussir un enseignement intégrant la visioconférence est de considérer à la fois les aspects techniques, les objectifs pédagogiques et les utilisateurs. Ainsi, la visioconférence et ses outils connexes ne s’imposent à l’enseignant mais deviennent un véritable atout pédagogique, garantissant notamment l’égalité des chances avec une meilleure accessibilité aux savoirs pour les apprenants. Nous conseillons vivement dans cette phase d’étude de pouvoir visiter les showrooms de vos fournisseurs et de réaliser par vous-même la pertinence et l’ergonomie des différents outils disponibles, en la prolongeant vers un « test grandeur nature » dans vos locaux une fois votre qualification réalisée.
