Les 8 commandements pour réussir sa visioconférence
Les 8 commandements pour réussir sa visioconférence Table des matières Réussir sa visioconférence c’est tout un art ! Il existe divers profils de personnes lors des visioconférence. D’un côté, les McGyver qui estiment qu’un simple écran, un câble HDMI et un trombone peuvent animer une réunion, allant même jusqu’à souffler dans les haut-parleurs pour améliorer le son. Puis, il y a ceux qui transforment leur salon en plateau de cinéma, nécessitant une équipe d’ingénieurs pour démarrer un simple entretien. Enfin, il y a les rois de la visioconférence capables d’appuyer sur un bouton et de faire fonctionner tout parfaitement dès le départ. Si tu souhaites également être l’un des rois de la visioconférence, voici les 8 commandements à suivre. Ces conseils t’aideront à optimiser ta visioconférence en ligne et à tirer le meilleur parti de chaque interaction virtuelle. 1. Tes besoins, tu identifieras C’est peut-être une évidence, mais c’est pourtant l’étape la plus importante pour mettre en place des visioconférences performantes. Tu dois prendre le temps de te poser les bonnes questions. Quelle est la raison des visioconférences que tu souhaites organiser ? Combien de collaborateurs participeront en présentiel et à distance ? À quelle fréquence seront planifiées ces visioconférences ? Qu’ai-je besoin de faire pendant les réunions ? Partager des écrans, des fichiers ? Enregistrer les vidéos, le son ? Toutes ces interrogations, parmi d’autres, requièrent une réflexion approfondie. Mets-toi en situation, discutes-en avec tes collaborateurs et n’hésite pas à consulter des partenaires qui ont peut-être déjà implémenté des solutions similaires. Opte également pour des solutions simples. Ce sont tes équipes, et toi-même, qui utiliseront ces outils au quotidien. Si chaque réunion nécessite une demi-heure pour démarrer cela pourrait rapidement se transformer en un scénario catastrophe. Ne te précipite pas vers les derniers gadgets à la mode. Ces appareils que d’autres exhibent fièrement sur les réseaux sociaux, mais qui finissent souvent relégués au placard après une brève utilisation. Opte plutôt pour des solutions pratiques et durables en accord avec les besoins réels de ton équipe. 2. Ta plus belle voix, tu diffuseras « Tout à fait, je rebondis sur… » « Oui, il faut… » « Non, je ne pense pas que… » « Je voudrais dire quelque… » « S’il vous plait, j’aimerais interv… » « ALLÔ EST-CE QUE QUELQU’UN M’ENTEND ?! » Il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas être entendu ou compris lors d’une visioconférence risquant ainsi de passer pour le maillon faible. Pour éviter que tes interlocuteurs ne pensent que tu leur parles à travers un talkie-walkie, il est essentiel de soigner la captation de ta voix. Alors, ne va pas faire d’exercices de respiration et chanter des onomatopées pour t’échauffer la voix bien que cela puisse aussi servir à certains. On va plutôt se concentrer sur le matériel et te conseiller un microphone adapté pour diffuser une voix parfaitement audible. Tu n’auras donc plus besoin de couper les micros des autres pour te faire entendre, tous les participants écouteront passionnément ta belle intonation d’animateur radio éliminant ainsi tout risque de malentendu et assurant une communication fluide et efficace. 3. Un son clair, tu entendras Il est indéniablement agaçant d’assister à une visioconférence où la voix du présentateur sonne comme celle d’un pilote de ligne incompréhensible. Peu importe à quel point tu te concentres, même après avoir demandé de répéter plusieurs fois, le son demeure si médiocre qu’il en devient incompréhensible. On se rapproche alors désespérément des haut-parleurs encore et encore jusqu’à ce qu’un effet Larsen strident perce les tympans de l’ensemble des participants ! Pour éviter ce dialogue de sourds et le crash inévitable de la réunion, il est impératif de garantir une qualité audio optimale. La gestion de l’audio est un véritable domaine d’expertise, bien au-delà du simple fait de placer une enceinte de rock et des boîtes d’œufs sur les murs. C’est pourquoi il est recommandé de faire appel à un professionnel qui étudiera l’acoustique et l’isolation phonique de la pièce. Ce spécialiste pourra ensuite te proposer du matériel adapté pour des visioconférences des plus agréables, épargnant les tympans de tous les participants. 4. Ton meilleur profil, tu afficheras « – Et ces carrés rouges, c’est le nouveau logo ? » « – Ces pixels ? Ah non ça, c’est Michel. » Les visages qui se figent sur une expression qui met rarement en valeur la personne concernée, les documents illisibles, les pixels qui revendiquent leur indépendance… La vidéo est la base de la visioconférence et paradoxalement, on y verrait parfois mieux en fermant les yeux ! Les images de mauvaise qualité sont un véritable poison pour les visioconférences et peuvent ruiner tout le travail de présentation effectué. Afin d’éviter ce piège visuel, il est crucial de sélectionner des webcams adaptées, capables d’enregistrer des vidéos de haute qualité sans surcharger les processeurs ni monopoliser la connexion Internet de toute l’entreprise. Inutile donc de céder à la tentation des visioconférences en 4K à moins bien sûr que tu ne souhaites que tes participants se divertissent en grignotant du popcorn pendant tes interventions. Priorise la qualité sans superflu pour assurer des visioconférences fluides et professionnelles, épargnant ainsi à tous les participants les désagréments des images pixelisées et des vidéos de piètre qualité. 5. Les documents, tu contempleras Lors de la validation en visioconférence de la version finale de ton affiche 4 x 3 m avec l’agence, tu te trouves face à un défi : elle doit partir à l’impression dans une heure et tu n’as qu’un PC de 10 pouces pour la visualiser ! Afin d’éviter toute tendinite de l’index due à la manipulation intensive de la molette de ta souris, l’acquisition d’un écran adapté s’impose. Bien sûr, installer une télévision de 4 x 3 m serait un peu excessif voire douloureux pour tes cervicales. Cependant, choisir un écran de taille optimale te permettra de visualiser aisément tes interlocuteurs et les documents. La luminosité joue également un rôle crucial dans le confort visuel et par conséquent dans l’efficacité des réunions. L’éclairage
Microsoft Teams Room : Guide complet
Microsoft Teams Room : Guide complet Maximisez votre communication dans vos salles avec Microsoft Teams Room À l’ère de la transformation numérique, la manière dont les entreprises communiquent et collaborent a subi une révolution majeure. L’importance de la connectivité virtuelle est devenue plus cruciale que jamais, en particulier avec l’avènement du travail hybride et de la collaboration à distance. Dans ce contexte, Microsoft Teams Room émerge comme une solution révolutionnaire, permettant de transformer vos salles en un espace de collaboration pour Microsoft Teams. Microsoft Teams Rooms, c’est quoi ? Microsoft Teams Rooms va permettre de transformer n’importe quelle salle en un espace de réunion pour Microsoft Teams en mettant à disposition du matériel de visioconférence et de collaboration provenant des plus grands constructeurs du marché certifiés par Microsoft lui-même. Il s’agit d’une solution complète conçue pour optimiser la manière dont les équipes se réunissent, collaborent et communiquent, que ce soit en personne ou à distance. Lorsque vous installez une Microsoft Teams Room, vous créez un environnement de réunion intelligent, interconnecté et hautement efficace. Une Microsoft Teams Room est intégrée au sein de l’écosystème Microsoft Teams, l’une des principales plateformes de communication et de collaboration pour les entreprises. Cela signifie que les participants peuvent rejoindre une réunion Microsoft Teams à partir de n’importe quel appareil présent dans la salle de manière simplifiée. Une MTR crée un lien entre les participants en personne et ceux à distance, garantissant une collaboration fluide. Comment Microsoft Teams Room facilite-t-il les réunions et la collaboration ? L’objectif fondamental d’une Microsoft Teams Room est d’améliorer l’efficacité des réunions. Elle élimine les tracas liés à la configuration technique et garantit que chaque participant peut voir, entendre et interagir de manière optimale. Cela se traduit par des réunions plus productives, des prises de décision plus rapides et une meilleure communication globale au sein de l’entreprise. La première caractéristique distinctive d’une Microsoft Teams Room est son intelligence technologique. Grâce à des capteurs, des caméras, des microphones et des écrans interactifs, une MTR est capable de détecter automatiquement les participants, de suivre les intervenants en vidéo, de capter un son cristallin et d’afficher le contenu en temps réel sans qu’il n’y ait besoin de configuration difficile. Il est possible de programmer une heure de début et de fin simplifiant ainsi la gestion des sessions entre les différents employés de l’entreprise. Les MTR évoluent pour répondre aux besoins changeants des entreprises. Des mises à jour logicielles régulières garantissent que les dernières fonctionnalités et améliorations sont toujours disponibles, permettant à votre entreprise de rester à la pointe de la technologie collaborative M’équiper d’une Microsoft Teams Rooms Quels logiciels et équipements sont nécessaires pour une salle Microsoft Teams Room ? La mise en place d’une salle Microsoft Teams Rooms (MTR) efficace nécessite la mise en place de nombreux équipements pour garantir une expérience de réunion optimale. Les différents équipements doivent être certifiés Microsoft Teams. Cette certification garantit la qualité et l’interopérabilité pour une expérience utilisateur fluide. Il est également important de mentionner qu’avant de déployer une salle MTR, il faut s’assurer que votre entreprise dispose d’une licence Microsoft Teams. Ces licences sont essentielles pour déverrouiller le plein potentiel de votre MTR car elle vous offre un accès total aux fonctionnalités, une intégration avec Microsoft 365, une gestion efficace, une sécurité renforcée, un support technique et des mises à jour régulières. Il existe deux types de licences, salles Microsoft Teams Basique et salles Microsoft Teams Pro. La différence entre la salle Microsoft Teams Basic et la salle Microsoft Teams Pro réside dans la complexité de la configuration, la qualité des équipements, les fonctionnalités de gestion de réunions, et le niveau d’intégration avec Microsoft Teams et Microsoft 365. Le choix entre ces deux configurations dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise en matière de salles de réunion et de votre budget. Pour établir une salle de réunion efficace et hautement performante, le choix des équipements est crucial. Dans les salles Microsoft Teams Room, trois catégories d’équipements se distinguent : les équipements modulaires, les équipements intégrés et les solutions tout-en-un. Chacun de ces types d’équipements présente des avantages spécifiques en fonction des besoins et de la taille de votre salle. En combinant ces éléments, une salle Microsoft Teams Room est prête à offrir une expérience de réunion et de collaboration de haute qualité. Chaque équipement répond aux besoins de l’entreprise et garantit une connectivité optimale entre les participants locaux et distants. Dans quels types d’espaces ? Les besoins varient en fonction de la superficie de la salle et du nombre de participants attendus. En général, on peut classer les salles Microsoft Teams Room en trois catégories principales en fonction de leur superficie : les petites salles, les salles de taille moyenne et les grandes salles. Examinons chacune de ces catégories de plus près. Petite salle Une salle de cette taille peut varier en superficie, mais elle se situe généralement entre 10 et 20 mètres carrés. Pour ces espaces restreints, une installation discrète mais efficace est nécessaire. Vous pouvez opter pour des écrans de petite taille, des caméras grand angle et un équipement audio de qualité pour garantir une expérience immersive. Moyenne salle Les moyennes salles sont polyvalentes et peuvent être utilisées pour des réunions de groupe, des présentations ou des formations. Il est important d’opter pour des écrans plus grands, des caméras de meilleure qualité et un système audio amélioré pour couvrir l’ensemble de la salle de manière optimale. L’objectif est de créer une expérience de réunion immersive, même pour les participants distants. Grande salle Les grandes salles ont une superficie de plus de 40 mètres carrés. Dans ce cas, des écrans de grande taille, des caméras PTZ (Pan-Tilt-Zoom) pour couvrir toute la salle et un système audio de pointe sont indispensables pour garantir une communication efficace. Des dispositifs de contrôle avancés et des fonctions de collaboration avancées peuvent également être nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques des grandes réunions. Transformer ma salle de réunion Nos partenaires certifiés Microsoft Teams Nous nous sommes associés à des leaders de l’industrie tels que Yealink, Poly, Neat, et Cisco. Chacun de ces partenaires apporte des équipements uniques dans le monde de la communication et de
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Les réunions de Comité d’Entreprise en visioconférence
Issu de la loi Rebsamen, un décret fixant les modalités des réunions des instances du personnel dans les entreprises de plus de 50 salariés vient de paraître, ce 14 avril, au Journal officiel. La visioconférence pourra être utilisée. C’est l’un des changements apportés par la loi Rebsamen. Désormais, les entreprises de plus de 50 salariés pourront organiser un peu différemment les réunions du CE et des autres IRP (institutions représentatives du personnel) dans l’entreprise. Un décret publié au Journal officiel du 14 avril détaille ainsi les conditions de ces rencontres. La visioconférence sera désormais possible pour les rencontres du comité d’entreprise. « Le dispositif technique mis en oeuvre garantit l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations », explique le texte officiel. En cas de vote à bulletin secret, « le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote », prévient le décret. Un vote par voie électronique doit également être effectué dans la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ».Concernant le procès-verbal de la réunion, il doit être « établi et transmis à l’employeur dans les quinze jours » suivant la réunion à laquelle il se rapporte et « dans les quinze jours avant une nouvelle réunion. » Un enregistrement ou une prise de notes en sténographie du comité d’entreprise peuvent être demandés par l’employeur ou la délégation du personnel. Le décret précise que « si cette décision émane du comité d’entreprise, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel. » Une personne extérieure venue sténographie est d’ailleurs « tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise », rappelle le texte officiel. Les frais sont à la charge de l’employeur s’il prend la décision d’y avoir recours.
Meilleurs vœux 2019
UBIC vous présente ses meilleurs vœux pour l’année 2019 ! Toute l’équipe vous remercie de la confiance que vous lui avez renouvelée. Le 1er trimestre sera chargé au sein d’UBIC ! L’ouverture de l’agence de Toulouse sera effective ainsi que le développement de celle de Paris. Nous irons chercher de nouvelles solutions lors de notre visite du plus gros salon audiovisuel mondial ISE en février à Amsterdam, et vous pourrez venir nous rencontrer lors du salon de l’IT Meetings à Cannes ou lors de nos journées portes ouvertes sur Montpellier et Paris. On se dit à très vite pour plus de détails ! UBIC Vœux
Journée Portes Ouvertes Parisienne d’UBIC
UBIC à la Partner Conference StarLeaf 2019: Starleaf Global Partner of the Year
Séminaire UBIC « Comme à la maison »
L’équipe UBIC débute cette nouvelle année avec énergie, en participant à un séminaire aux pieds de la chaîne du Mont-Blanc, sur 3 jours. L’intitulé « Comme à la maison » annonce le ton de l’évènement et reflète parfaitement notre ADN : Convivialité et Etat d’esprit. Mais, nous n’en n’oublions pas pour autant les raisons et objectifs de ce séminaire: les réflexions sur la nécessaire transformation de l’entreprise, la cohésion de l’équipe et la célébration d’une réussite commerciale de l’année qui vient de s’écouler riche en collaboration. Tout cela orchestré par Loïc Mersch de Bivouak, organisateur d’une agence événementielle montpelliéraine, qui propose une véritable expérience au profit de l’entreprise et ses salariés mise en avant lors de la première journée. Renforcer notre équipe La seconde a été également très riche en « Cohésion et Stratégie ». Elle s’est traduite par l’échange de messages fondamentaux, pour imprégner et être retranscrits par l’équipe ensuite. L’objectif était également de partager un moment convivial, « Comme à la maison ». Un moment de vivre-ensemble simple avant d’être un moment d’entreprise, permettant à chacun d’être soi-même et d’échanger entre collaborateurs. A la fin de ce séminaire, le cap est donné avec un objectif 2022 et une équipe renforcée et motivée ! Toute l’équipe d’UBIC en profite pour vous souhaiter une très Bonne Année 2020. Nous remercions David Cohen-Escali et Lucile Sajous, nos collaborateurs chez Starleaf d’avoir répondu favorablement à notre invitation à ce séminaire. Un grand merci à notre dirigeant Thierry Beauvais, l’initiateur de cet évènement. Un grand bravo également à Loïc Mersch, l’organisateur qui nous accompagne dans nos évènements depuis « Les 10 ans d’UBIC » avec toujours le même dynamisme !
UBIC se rend en Polynésie Française pour de nouveaux projets en visioconférence
Après plusieurs années de collaboration avec le Fond Paritaire de Gestion (FPG), Michel MIMOUNI, Responsable du développement commercial chez UBIC s’est rendu sur site en ce début d’année 2020. Il a présenté le fonctionnement de la solution auprès des différents acteurs impliqués dans le projet. Celui-ci démontrant l’intérêt de la visioconférence pour les formations en Polynésie Française. En effet, cette session a permis de tester en situation réelle la solution de visioconférence Starleaf pour la formation à distance. Les interlocuteurs des îles de Papeete et de Raiatea ainsi que notre siège social situé à Pérols (Hérault) ont échangé tous ensemble. Rencontre avec tous les acteurs locaux Le déploiement sur différentes îles de l’archipel Polynésien est planifié pour le début de cette année 2020. Il rentre dans le cadre du programme « égalité réelle » en formant les salariés du secteur privé et public. Autre paramètre, le réseau, indispensable à la réalisation de ce projet, sera assuré par l’Office Polynésien des Télécoms (OPT), Par rapport au calendrier établi, les premières formations pourraient voir le jour en septembre prochain. Plusieurs salles à Tahiti et Bora-Bora seront équipées de systèmes de visioconférences Starleaf. Le but étant de proposer des formations issues de différents partenaires aussi bien localement qu’à l’échelle nationale et internationale.
La visioconférence au service des Collectivités
Inutile de le rappeler, les Collectivités territoriales subissent comme tous de plein fouet le changement des habitudes de communication depuis plus d’un an. Dans ce contexte, bon nombre de Collectivités se sont dotées d’une solution de visioconférence dans l’urgence avec comme seul critère de choix la rapidité de mise en œuvre. Un an plus tard, l’heure est à l’étude d’une solution pérenne et répondant aux exigences du secteur public. Les besoins sont nombreux, de la simple communication point à point au conseil municipal diffusé publiquement. Toutes les missions de l’administration en ont l’usage, des marchés publics pour une soutenance aux ressources humaines pour les entretiens sans oublier les réunions publiques par exemple, qui peuvent être retransmises sur le site de la commune ou sur des plateformes comme Youtube, Facebook ou Vimeo. Avant tout, il est essentiel que la solution retenue dispose d’un niveau de sécurité maximal comme le rappelle la Direction Interministérielle du Numérique dans son article (lien DINUM), et qu’elle soit conforme au RGPD. Le stockage en France est aujourd’hui un élément supplémentaire garantissant la sécurité de leurs données. Le niveau de certification maximal du management et de la sécurité des données est nommé “ISO 27001”, elle est un plus déterminant dans le choix final. « La sécurité des données est la clé de la confiance numérique. » Une simplicité d’usage Sur un second volet, le meilleur moyen de voir la solution adoptée auprès de ses collaborateurs est la simplicité d’usage. Tous les collaborateurs doivent pouvoir disposer d’une application bureau et mobile permettant toutes les fonctions audio, vidéo et messagerie dans une expérience utilisateur la plus aisée. Les applicatifs disposant de centaines de fonctionnalités, bien souvent cachées dans les sous menus nuisent à la lisibilité et ne servent qu’à une extrême minorité des utilisateurs. Mieux vaut préférer un applicatif composé des fonctions essentielles plus simple au quotidien. Une fonction essentielle de la visioconférence est la planification des conférences. Elle doit pouvoir être réalisée depuis l’outil interne en place, comme Outlook ou Google directement depuis le calendrier. Cette action est simplifiée car elle permet l’utilisation de l’annuaire et des contacts suggérés. Le retour des agents et collaborateurs sur la seconde partie de 2021 rappelle l’importance de la visioconférence dans les salles de réunion. La tendance vise à exploiter des salles plus petites, plus flexibles mais dotées d’équipements audiovisuels avancés. Dans cette dynamique, l’expérience de connexion devra être la plus simple, qu’elle soit sur un équipement dédié ou en “BYOD”, comprenez “avec son propre périphérique”. Nous soulignons là aussi l’importance de la captation audio mais également vidéo, bien souvent négligée dans des salles d’une profondeur supérieure à 5m. Ces salles sont un reflet important auprès des partenaires et des utilisateurs des services de la collectivité, c’est pourquoi il est important d’envisager un mobilier et une communication visuelle pertinente. Une formation adaptée L’étape finale et indispensable est la formation. Après le déploiement des solutions, il est crucial de proposer un accompagnement intégrant les aspects de prise en main, les bonnes pratiques, et les contacts du support disponibles pour tous les dysfonctionnements. UBIC est expert en aménagement et équipement audiovisuel des salles de réunion et dispose d’un nombre important de références publiques. Nous nous tenons à votre entière disposition pour répondre à vos questions, n’hésitez pas à nous solliciter !
