FAQ Zoom Rooms

FAQ Zoom Rooms C’est quoi Zoom Rooms ? Les Zoom Rooms sont des salles de réunion connectées conçues pour faciliter les visioconférences et les collaborations professionnelles. Elles intègrent un ensemble d’équipements d’audiovisuel et visioconférences spécifiques pour permettre des réunions virtuelles fluides et interactives. Ces espaces sont équipés de grands écrans pour afficher les participants à distance, d’ordinateurs dédiés exécutant des logiciels comme Zoom pour la visioconférence, de caméras haute résolution et de microphones de qualité pour une communication claire et efficace. L’objectif principal des Zoom Rooms est de créer un environnement collaboratif où les équipes distantes peuvent se réunir, partager des idées, collaborer sur des projets et mener des réunions productives comme si elles étaient physiquement présentes dans la même salle. ​ Livre blanc Zoom Rooms La différence entre Zoom et Zoom Rooms ? Au cœur de la transformation digitale, Zoom et Zoom Rooms émergent comme des solutions incontournables pour la collaboration et la communication en entreprise. Cependant, il est essentiel de comprendre les différences entre ces deux composantes clés. Zoom est une plateforme de visioconférence qui a révolutionné la manière dont les équipes interagissent à distance. Que ce soit pour des discussions en visioconférence, des réunions d’équipe ou des conférences, Zoom a offert une interface intuitive permettant des connexions vidéo de qualité et des fonctionnalités de communication globale. D’un autre côté, les Zoom Rooms ne se contentent pas d’être une extension de la plateforme Zoom standard. Il s’agit plutôt d’un concept plus vaste, une réponse à l’évolution des besoins en matière de collaboration. Les Zoom Rooms sont des espaces virtuels dédiés, équipés de technologies audiovisuelles et visioconférences avancées permettant de créer des environnements de réunion virtuelle interactifs et engageants. Tandis que Zoom reste l’outil de choix pour des réunions virtuelles rapides, les Zoom Room étendent cette fonctionnalité en créant des espaces dédiés à une collaboration plus développée et immersive. Comment fonctionne Zoom Rooms ? Lorsque vous choisissez de transformer une salle de réunion en salle Zoom Rooms, vous ouvrez la porte à une personnalisation des configurations et de la disposition de votre salle : Zoom Rooms. Cette mise à niveau vous permet d’associer du matériel audiovisuel et visioconférence comme des caméras, des micros, des capteurs et de nombreux autres dispositifs à la salle de réunion. Pour débloquer tout le potentiel des salles Zoom et créer une expérience de réunion immersive, une mise à niveau supplémentaire de votre compte Zoom Pro, Affaires ou Entreprise standard est nécessaire. Ce processus d’amélioration requiert un abonnement complémentaire pour chaque salle que vous envisagez d’utiliser en tant que salle Zoom Rooms, entraînant un coût supplémentaire s’ajoutant à votre abonnement mensuel Meetings. Cette démarche va vous permettre d’obtenir une salle de réunion entièrement personnalisable vous offrant une flexibilité accrue dans la gestion des configurations audiovisuelles, dans la qualité audiovisuelle et visioconférence de votre salle de réunion et une simplicité dans l’invitation des participants. En effet, une fois la mise à niveau effectuée vous pourrez inviter les participants à rejoindre vos réunions Zoom Room en utilisant simplement l’adresse dédiée à cette salle, simplifiant ainsi le processus d’invitation et garantissant une expérience de réunion fluide et rapide. Tester une Zoom Rooms Comment Microsoft Teams Room facilite-t-il les réunions et la collaboration ? Pour une salle Zoom Room fonctionnelle, plusieurs équipements sont nécessaires. Commencez par un grand écran de qualité professionnelle offrant la résolution et la qualité vidéo adéquates pour un environnement professionnel. Les moniteurs LCD/LED sont généralement recommandés, bien que les options supplémentaires dépendent des préférences individuelles. Ensuite, vous aurez besoin d’un ordinateur dédié, qu’il s’agisse d’une unité de bureau ou d’un ordinateur portable. Ce dispositif sera exclusivement utilisé pour gérer la salle Zoom Rooms. Vous pouvez aussi intégrer une tablette ou un iPad à écran tactile pour servir de télécommande à la salle, nécessitant une connexion sans fil avec l’ordinateur pour un accès fluide au logiciel Zoom. Les périphériques audiovisuels tels que les micros, les caméras et les haut-parleurs jouent un rôle crucial. Ils sont intégrés au système de la salle en tant que dispositifs d’entrée et de sortie. Vous pouvez choisir des dispositifs combinés gérant ces trois fonctions ou opter pour une configuration avec plusieurs micros, caméras et haut-parleurs pour répondre aux besoins spécifiques de la salle. La salle Zoom Rooms peut être configurée avec une variété d’équipements pour s’adapter aux exigences particulières de votre entreprise. La combinaison de ces équipements vont vous permettre d’obtenir une Zoom Rooms garantissant une expérience de communication optimale. Chaque équipement va répondre aux besoins de votre entreprise et garantir une connectivité continue entre les participants présents et ceux à distance. Où est-ce que je peux acheter du matériel pour ma Zoom Rooms ? Vous pourrez acquérir le matériel nécessaire pour votre Zoom Rooms chez un spécialiste dans l’intégration audiovisuelle et visioconférence. Ces spécialistes sont des experts dans le domaine, ils peuvent vous proposer une gamme complète d’équipements pour les salles de réunion Zoom Rooms mais aussi des conseils avisés pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Ils possèdent une connaissance approfondie des technologies nécessaires, garantissant ainsi la fourniture d’équipements adaptés à la taille de la salle, à la configuration des équipements et aux exigences de votre entreprise. En vous adressant à ces experts, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé pour obtenir le matériel adéquat et tirez le meilleur parti de votre salle Zoom Rooms. Ubic est un spécialiste visioconférence et audiovisuel, nous sommes en mesure de vous fournir une gamme diversifiée d’équipements d’audiovisuel et visioconférence répondant à vos besoins spécifiques, que ce soit pour de petites salles de réunion ou des espaces de collaboration plus importants. Nous nous occupons de l’intégration de vos équipements dans vos environnements de travail. Envie de tester la solution ? Facebook LinkedIn Email

Les 8 commandements pour réussir sa visioconférence

Les 8 commandements pour réussir sa visioconférence Table des matières Réussir sa visioconférence c’est tout un art ! Il existe divers profils de personnes lors des visioconférence. D’un côté, les McGyver qui estiment qu’un simple écran, un câble HDMI et un trombone peuvent animer une réunion, allant même jusqu’à souffler dans les haut-parleurs pour améliorer le son. Puis, il y a ceux qui transforment leur salon en plateau de cinéma, nécessitant une équipe d’ingénieurs pour démarrer un simple entretien. Enfin, il y a les rois de la visioconférence capables d’appuyer sur un bouton et de faire fonctionner tout parfaitement dès le départ. Si tu souhaites également être l’un des rois de la visioconférence, voici les 8 commandements à suivre. Ces conseils t’aideront à optimiser ta visioconférence en ligne et à tirer le meilleur parti de chaque interaction virtuelle. 1. Tes besoins, tu identifieras C’est peut-être une évidence, mais c’est pourtant l’étape la plus importante pour mettre en place des visioconférences performantes. Tu dois prendre le temps de te poser les bonnes questions. Quelle est la raison des visioconférences que tu souhaites organiser ? Combien de collaborateurs participeront en présentiel et à distance ? À quelle fréquence seront planifiées ces visioconférences ? Qu’ai-je besoin de faire pendant les réunions ? Partager des écrans, des fichiers ? Enregistrer les vidéos, le son ?   Toutes ces interrogations, parmi d’autres, requièrent une réflexion approfondie. Mets-toi en situation, discutes-en avec tes collaborateurs et n’hésite pas à consulter des partenaires qui ont peut-être déjà implémenté des solutions similaires. Opte également pour des solutions simples. Ce sont tes équipes, et toi-même, qui utiliseront ces outils au quotidien. Si chaque réunion nécessite une demi-heure pour démarrer cela pourrait rapidement se transformer en un scénario catastrophe. Ne te précipite pas vers les derniers gadgets à la mode. Ces appareils que d’autres exhibent fièrement sur les réseaux sociaux, mais qui finissent souvent relégués au placard après une brève utilisation. Opte plutôt pour des solutions pratiques et durables en accord avec les besoins réels de ton équipe. 2. Ta plus belle voix, tu diffuseras « Tout à fait, je rebondis sur… » « Oui, il faut… » « Non, je ne pense pas que… » « Je voudrais dire quelque… » « S’il vous plait, j’aimerais interv… »          « ALLÔ EST-CE QUE QUELQU’UN M’ENTEND ?! » Il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas être entendu ou compris lors d’une visioconférence risquant ainsi de passer pour le maillon faible. Pour éviter que tes interlocuteurs ne pensent que tu leur parles à travers un talkie-walkie, il est essentiel de soigner la captation de ta voix. Alors, ne va pas faire d’exercices de respiration et chanter des onomatopées pour t’échauffer la voix bien que cela puisse aussi servir à certains. On va plutôt se concentrer sur le matériel et te conseiller un microphone adapté pour diffuser une voix parfaitement audible. Tu n’auras donc plus besoin de couper les micros des autres pour te faire entendre, tous les participants écouteront passionnément ta belle intonation d’animateur radio éliminant ainsi tout risque de malentendu et assurant une communication fluide et efficace. 3. Un son clair, tu entendras Il est indéniablement agaçant d’assister à une visioconférence où la voix du présentateur sonne comme celle d’un pilote de ligne incompréhensible. Peu importe à quel point tu te concentres, même après avoir demandé de répéter plusieurs fois, le son demeure si médiocre qu’il en devient incompréhensible. On se rapproche alors désespérément des haut-parleurs encore et encore jusqu’à ce qu’un effet Larsen strident perce les tympans de l’ensemble des participants ! Pour éviter ce dialogue de sourds et le crash inévitable de la réunion, il est impératif de garantir une qualité audio optimale. La gestion de l’audio est un véritable domaine d’expertise, bien au-delà du simple fait de placer une enceinte de rock et des boîtes d’œufs sur les murs. C’est pourquoi il est recommandé de faire appel à un professionnel qui étudiera l’acoustique et l’isolation phonique de la pièce. Ce spécialiste pourra ensuite te proposer du matériel adapté pour des visioconférences des plus agréables, épargnant les tympans de tous les participants. 4. Ton meilleur profil, tu afficheras « – Et ces carrés rouges, c’est le nouveau logo ? » « – Ces pixels ? Ah non ça, c’est Michel. » Les visages qui se figent sur une expression qui met rarement en valeur la personne concernée, les documents illisibles, les pixels qui revendiquent leur indépendance… La vidéo est la base de la visioconférence et paradoxalement, on y verrait parfois mieux en fermant les yeux ! Les images de mauvaise qualité sont un véritable poison pour les visioconférences et peuvent ruiner tout le travail de présentation effectué. Afin d’éviter ce piège visuel, il est crucial de sélectionner des webcams adaptées, capables d’enregistrer des vidéos de haute qualité sans surcharger les processeurs ni monopoliser la connexion Internet de toute l’entreprise. Inutile donc de céder à la tentation des visioconférences en 4K à moins bien sûr que tu ne souhaites que tes participants se divertissent en grignotant du popcorn pendant tes interventions. Priorise la qualité sans superflu pour assurer des visioconférences fluides et professionnelles, épargnant ainsi à tous les participants les désagréments des images pixelisées et des vidéos de piètre qualité. 5. Les documents, tu contempleras Lors de la validation en visioconférence de la version finale de ton affiche 4 x 3 m avec l’agence, tu te trouves face à un défi : elle doit partir à l’impression dans une heure et tu n’as qu’un PC de 10 pouces pour la visualiser ! Afin d’éviter toute tendinite de l’index due à la manipulation intensive de la molette de ta souris, l’acquisition d’un écran adapté s’impose. Bien sûr, installer une télévision de 4 x 3 m serait un peu excessif voire douloureux pour tes cervicales. Cependant, choisir un écran de taille optimale te permettra de visualiser aisément tes interlocuteurs et les documents. La luminosité joue également un rôle crucial dans le confort visuel et par conséquent dans l’efficacité des réunions. L’éclairage

Microsoft Teams Room : Guide complet

Microsoft Teams Room : Guide complet Maximisez votre communication dans vos salles avec Microsoft Teams Room À l’ère de la transformation numérique, la manière dont les entreprises communiquent et collaborent a subi une révolution majeure. L’importance de la connectivité virtuelle est devenue plus cruciale que jamais, en particulier avec l’avènement du travail hybride et de la collaboration à distance. Dans ce contexte, Microsoft Teams Room émerge comme une solution révolutionnaire, permettant de transformer vos salles en un espace de collaboration pour Microsoft Teams. ​ Livre blanc Microsoft Teams Room Maximisez votre communication dans vos salles avec Microsoft Teams Room À l’ère de la transformation numérique, la manière dont les entreprises communiquent et collaborent a subi une révolution majeure. L’importance de la connectivité virtuelle est devenue plus cruciale que jamais, en particulier avec l’avènement du travail hybride et de la collaboration à distance. Dans ce contexte, Microsoft Teams Room émerge comme une solution révolutionnaire, permettant de transformer vos salles en un espace de collaboration pour Microsoft Teams. Microsoft Teams Rooms, c’est quoi ? Microsoft Teams Rooms va permettre de transformer n’importe quelle salle en un espace de réunion pour Microsoft Teams en mettant à disposition du matériel de visioconférence et de collaboration provenant des plus grands constructeurs du marché certifiés par Microsoft lui-même. Il s’agit d’une solution complète conçue pour optimiser la manière dont les équipes se réunissent, collaborent et communiquent, que ce soit en personne ou à distance. Lorsque vous installez une Microsoft Teams Room, vous créez un environnement de réunion intelligent, interconnecté et hautement efficace. Une Microsoft Teams Room est intégrée au sein de l’écosystème Microsoft Teams, l’une des principales plateformes de communication et de collaboration pour les entreprises. Cela signifie que les participants peuvent rejoindre une réunion Microsoft Teams à partir de n’importe quel appareil présent dans la salle de manière simplifiée. Une MTR crée un lien entre les participants en personne et ceux à distance, garantissant une collaboration fluide. Comment Microsoft Teams Room facilite-t-il les réunions et la collaboration ? L’objectif fondamental d’une Microsoft Teams Room est d’améliorer l’efficacité des réunions. Elle élimine les tracas liés à la configuration technique et garantit que chaque participant peut voir, entendre et interagir de manière optimale. Cela se traduit par des réunions plus productives, des prises de décision plus rapides et une meilleure communication globale au sein de l’entreprise. La première caractéristique distinctive d’une Microsoft Teams Room est son intelligence technologique. Grâce à des capteurs, des caméras, des microphones et des écrans interactifs, une MTR est capable de détecter automatiquement les participants, de suivre les intervenants en vidéo, de capter un son cristallin et d’afficher le contenu en temps réel sans qu’il n’y ait besoin de configuration difficile. Il est possible de programmer une heure de début et de fin simplifiant ainsi la gestion des sessions entre les différents employés de l’entreprise. Les MTR évoluent pour répondre aux besoins changeants des entreprises. Des mises à jour logicielles régulières garantissent que les dernières fonctionnalités et améliorations sont toujours disponibles, permettant à votre entreprise de rester à la pointe de la technologie collaborative M’équiper d’une Microsoft Teams Rooms Quels logiciels et équipements sont nécessaires pour une salle Microsoft Teams Room ? La mise en place d’une salle Microsoft Teams Rooms (MTR) efficace nécessite la mise en place de nombreux équipements pour garantir une expérience de réunion optimale. Les différents équipements doivent être certifiés Microsoft Teams. Cette certification garantit la qualité et l’interopérabilité pour une expérience utilisateur fluide. Il est également important de mentionner qu’avant de déployer une salle MTR, il faut s’assurer que votre entreprise dispose d’une licence Microsoft Teams. Ces licences sont essentielles pour déverrouiller le plein potentiel de votre MTR car elle vous offre un accès total aux fonctionnalités, une intégration avec Microsoft 365, une gestion efficace, une sécurité renforcée, un support technique et des mises à jour régulières. Il existe deux types de licences, salles Microsoft Teams Basique et salles Microsoft Teams Pro. La différence entre la salle Microsoft Teams Basic et la salle Microsoft Teams Pro réside dans la complexité de la configuration, la qualité des équipements, les fonctionnalités de gestion de réunions, et le niveau d’intégration avec Microsoft Teams et Microsoft 365. Le choix entre ces deux configurations dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise en matière de salles de réunion et de votre budget. Pour établir une salle de réunion efficace et hautement performante, le choix des équipements est crucial. Dans les salles Microsoft Teams Room, trois catégories d’équipements se distinguent : les équipements modulaires, les équipements intégrés et les solutions tout-en-un. Chacun de ces types d’équipements présente des avantages spécifiques en fonction des besoins et de la taille de votre salle. En combinant ces éléments, une salle Microsoft Teams Room est prête à offrir une expérience de réunion et de collaboration de haute qualité. Chaque équipement répond aux besoins de l’entreprise et garantit une connectivité optimale entre les participants locaux et distants. Dans quels types d’espaces ? Les besoins varient en fonction de la superficie de la salle et du nombre de participants attendus. En général, on peut classer les salles Microsoft Teams Room en trois catégories principales en fonction de leur superficie : les petites salles, les salles de taille moyenne et les grandes salles. Examinons chacune de ces catégories de plus près. Petite salle Une salle de petite taille peut varier en superficie, mais elle se situe généralement entre 5 et 10 mètres carrés. Pour ces espaces restreints, une installation discrète mais efficace est nécessaire. Vous pouvez opter pour des écrans de petite taille, des caméras grand angle et un équipement audio de qualité pour garantir une expérience immersive. Moyenne salle Les moyennes salles sont polyvalentes et peuvent être utilisées pour des réunions de groupe, des présentations ou des formations. Il est important d’opter pour des écrans plus grands, des caméras de meilleure qualité et un système audio amélioré pour couvrir l’ensemble de la salle de manière optimale. L’objectif est de créer une expérience de réunion immersive, même pour les participants distants. Grande salle Les grandes salles ont une superficie de plus de 40 mètres carrés. Dans ce cas, des écrans de grande taille, des caméras PTZ (Pan-Tilt-Zoom) pour couvrir toute

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Les réunions de Comité d’Entreprise en visioconférence

Issu de la loi Rebsamen, un décret fixant les modalités des réunions des instances du personnel dans les entreprises de plus de 50 salariés vient de paraître, ce 14 avril, au Journal officiel. La visioconférence pourra être utilisée. C’est l’un des changements apportés par la loi Rebsamen. Désormais, les entreprises de plus de 50 salariés pourront organiser un peu différemment les réunions du CE et des autres IRP (institutions représentatives du personnel) dans l’entreprise. Un décret publié au Journal officiel du 14 avril détaille ainsi les conditions de ces rencontres. La visioconférence sera désormais possible pour les rencontres du comité d’entreprise. « Le dispositif technique mis en oeuvre garantit l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations », explique le texte officiel. En cas de vote à bulletin secret, « le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote », prévient le décret. Un vote par voie électronique doit également être effectué dans la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ».Concernant le procès-verbal de la réunion, il doit être « établi et transmis à l’employeur dans les quinze jours » suivant la réunion à laquelle il se rapporte et « dans les quinze jours avant une nouvelle réunion. » Un enregistrement ou une prise de notes en sténographie du comité d’entreprise peuvent être demandés par l’employeur ou la délégation du personnel. Le décret précise que « si cette décision émane du comité d’entreprise, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel. » Une personne extérieure venue sténographie est d’ailleurs « tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise », rappelle le texte officiel. Les frais sont à la charge de l’employeur s’il prend la décision d’y avoir recours.

Meilleurs vœux 2019

UBIC vous présente ses meilleurs vœux pour l’année 2019 ! Toute l’équipe vous remercie de la confiance que vous lui avez renouvelée. Le 1er trimestre sera chargé au sein d’UBIC ! L’ouverture de l’agence de Toulouse sera effective ainsi que le développement de celle de Paris. Nous irons chercher de nouvelles solutions lors de notre visite du plus gros salon audiovisuel mondial ISE en février à Amsterdam, et vous pourrez venir nous rencontrer lors du salon de l’IT Meetings à Cannes ou lors de nos journées portes ouvertes sur Montpellier et Paris. On se dit à très vite pour plus de détails ! UBIC Vœux

Journée Portes Ouvertes Parisienne d’UBIC

UBIC à la Partner Conference StarLeaf 2019: Starleaf Global Partner of the Year

Séminaire UBIC « Comme à la maison »

L’équipe UBIC débute cette nouvelle année avec énergie, en participant à un séminaire aux pieds de la chaîne du Mont-Blanc, sur 3 jours. L’intitulé « Comme à la maison » annonce le ton de l’évènement et reflète parfaitement notre ADN : Convivialité et Etat d’esprit. Mais, nous n’en n’oublions pas pour autant les raisons et objectifs de ce séminaire: les réflexions sur la nécessaire transformation de l’entreprise, la cohésion de l’équipe et la célébration d’une réussite commerciale de l’année qui vient de s’écouler riche en collaboration. Tout cela orchestré par Loïc Mersch de Bivouak, organisateur d’une agence événementielle montpelliéraine, qui propose une véritable expérience au profit de l’entreprise et ses salariés mise en avant lors de la première journée. Renforcer notre équipe La seconde a été également très riche en « Cohésion et Stratégie ». Elle s’est traduite par l’échange de messages fondamentaux, pour imprégner et être retranscrits par l’équipe ensuite. L’objectif était également de partager un moment convivial, « Comme à la maison ». Un moment de vivre-ensemble simple avant d’être un moment d’entreprise, permettant à chacun d’être soi-même et d’échanger entre collaborateurs. A la fin de ce séminaire, le cap est donné avec un objectif 2022 et une équipe renforcée et motivée ! Toute l’équipe d’UBIC en profite pour vous souhaiter une très Bonne Année 2020. Nous remercions David Cohen-Escali et Lucile Sajous, nos collaborateurs chez Starleaf d’avoir répondu favorablement à notre invitation à ce séminaire. Un grand merci à notre dirigeant Thierry Beauvais, l’initiateur de cet évènement. Un grand bravo également à Loïc Mersch, l’organisateur qui nous accompagne dans nos évènements depuis « Les 10 ans d’UBIC » avec toujours le même dynamisme !

UBIC se rend en Polynésie Française pour de nouveaux projets en visioconférence

Après plusieurs années de collaboration avec le Fond Paritaire de Gestion (FPG), Michel MIMOUNI, Responsable du développement commercial chez UBIC s’est rendu sur site en ce début d’année 2020. Il a présenté le fonctionnement de la solution auprès des différents acteurs impliqués dans le projet. Celui-ci démontrant l’intérêt de la visioconférence pour les formations en Polynésie Française. En effet, cette session a permis de tester en situation réelle la solution de visioconférence Starleaf pour la formation à distance. Les interlocuteurs des îles de Papeete et de Raiatea ainsi que notre siège social situé à Pérols (Hérault) ont échangé tous ensemble. Rencontre avec tous les acteurs locaux Le déploiement sur différentes îles de l’archipel Polynésien est planifié pour le début de cette année 2020. Il rentre dans le cadre du programme « égalité réelle » en formant les salariés du secteur privé et public. Autre paramètre, le réseau, indispensable à la réalisation de ce projet, sera assuré par l’Office Polynésien des Télécoms (OPT), Par rapport au calendrier établi, les premières formations pourraient voir le jour en septembre prochain. Plusieurs salles à Tahiti et Bora-Bora seront équipées de systèmes de visioconférences Starleaf. Le but étant de proposer des formations issues de différents partenaires aussi bien localement qu’à l’échelle nationale et internationale.